AutoBook: Musiker automatisch anfragen
Reihenfolge einmal festlegen — AutoBook fragt Position für Position an, verschickt die Erinnerungen und rückt bei einem Nein oder ohne Antwort zur nächsten Person weiter.
Welches Problem AutoBook löst
Wer mit wechselnden Besetzungen spielt, kennt die Routine vor jedem Gig: Erstbesetzung am Bass anschreiben, warten, nachhaken, wieder warten, dann die nächste Person fragen — für jede Position und jeden Termin. Der größte Teil davon ist Warten und Daran-Denken, wen man noch erinnern muss.
Genau diesen Teil übernimmt AutoBook. Du legst fest, wer in welcher Reihenfolge gefragt wird; Bandleader verschickt die Anfragen, behält die Fristen im Blick und meldet sich nur, wenn wirklich eine Entscheidung nötig ist.
So funktioniert AutoBook Schritt für Schritt
- Du legst deinen Musiker-Pool an und ordnest jede Person einer oder mehreren Positionen zu (z. B. Drums, Bass, Gesang) — mit Prioritätsstufe: P1 ist die Erstbesetzung, P2 die Vertretung, P3 die Reserve und so weiter.
- Du legst einen Gig mit den benötigten Positionen an und startest AutoBook.
- Für jede offene Position geht eine Anfrage an die nächste passende Person — sortiert nach Prioritätsstufe. Pro Position ist immer nur eine Anfrage offen, niemand wird doppelt gebucht.
- Musiker*innen antworten mit Ja, Nein oder „Ich brauche mehr Zeit“ — in der App oder direkt aus der E-Mail.
- Ein Ja besetzt die Position. Ein Nein oder keine Antwort bis zur Frist schickt die Anfrage an die nächste Person.
Wer gefragt wird — und wer nicht
AutoBook fragt nur Leute, die den Gig auch spielen können. Übersprungen wird, wer:
- im Pool auf inaktiv gesetzt ist,
- für diese Position bei diesem Gig schon gefragt wurde,
- beim selben Gig schon eine offene oder zugesagte Anfrage für eine andere Position hat oder dort bereits eingeteilt ist,
- im Verfügbarkeitskalender mindestens einen Gig-Tag als „kann nicht“ markiert hat.
Innerhalb derselben Prioritätsstufe wird alphabetisch gefragt — die Reihenfolge bleibt nachvollziehbar.
Erinnerungen und Fristen
Jede Anfrage hat ein Antwortfenster. Darin verschickt AutoBook eine erste Erinnerung, eine zweite Erinnerung und kurz vor Fristende eine letzte Warnung. Das Tempo stellst du bandweit in den AutoBook-Einstellungen ein:
- Schnell: Erinnerungen nach 24 und 48 Stunden, nächste Person nach 72 Stunden
- Normal (Standard): Erinnerungen nach 48 und 96 Stunden, nächste Person nach 6 Tagen
- Langsam: Erinnerungen nach 72 und 144 Stunden, nächste Person nach 9 Tagen
- Eigene Werte: Erinnerungen und Frist frei einstellbar
Läuft die Frist ab und gibt es für die Position noch eine passende Person, verfällt die Anfrage und die nächste Person wird gefragt. Ist niemand mehr übrig, bleibt die Anfrage offen statt die Position leer zu lassen — du siehst die offene Position im Gig und entscheidest selbst.
„Ich brauche mehr Zeit“ — geregelt statt vergessen
Manchmal muss jemand erst eine andere Buchung klären. Bei „Ich brauche mehr Zeit“ startet der Erinnerungszyklus für diese Person neu. Ab dem zweiten Mal bekommst du eine E-Mail und eine Benachrichtigung in der App und entscheidest, ob du wartest oder die Position anders vergibst.
Mehrtägige Gigs
Bei Festivals oder Gigs über mehrere Tage können Musiker*innen angeben, an welchen Tagen sie spielen können. Du siehst die Teil-Zusagen im Gig und entscheidest, wie du die übrigen Tage besetzt.
Alles nachvollziehbar
Der AutoBook-Verlauf jedes Gigs zeigt, wann eine Anfrage rausging, wann erinnert wurde, wann die Frist endete und wie geantwortet wurde — auch, ob die Antwort über die App, die E-Mail der Musikerin oder das Management kam. Der Verlauf lässt sich als CSV exportieren.
Im Preis enthalten
AutoBook ist kein Zusatzmodul. Es gehört zum einzigen Bandleader-Tarif für 3,99 € im Monat — zusammen mit allen anderen Funktionen.
Häufige Fragen
- Fragt AutoBook mehrere Musiker gleichzeitig für dieselbe Position an?
- Nein. Pro Position ist immer genau eine Anfrage offen. Die nächste Person wird erst nach einer Absage oder nach Ablauf der Frist gefragt.
- Was passiert, wenn niemand zusagt?
- AutoBook arbeitet alle passenden Musiker*innen der Position ab. Ist niemand mehr übrig, bleibt die letzte Anfrage offen und die Position wird im Gig als offen angezeigt — dann entscheidest du.
- Können Musiker ohne Login antworten?
- Ja. Jede Anfrage-E-Mail enthält Buttons für Ja, Nein und „Ich brauche mehr Zeit“. Wer einen Login hat, kann auch in der App antworten.
- Kann ich einstellen, wie schnell AutoBook weiterrückt?
- Ja. Wähle Schnell, Normal oder Langsam oder stelle Erinnerungen und Frist in den AutoBook-Einstellungen selbst ein.
- Kostet AutoBook extra?
- Nein. AutoBook ist im Bandleader-Tarif für 3,99 € im Monat enthalten.